م.مصطفى كامل الشريف

في هذه الدراسة أسلط الضوء فيها على مجموعة مفاهيم أدارية تعتبر العصب الحيوي في عمليات الحكومة الإليكترونية الروتينية وهي نظم المعلومات وأنواعها في الأدارة الحديثة للمؤسسات.

نظم المعلومات الإدارية

(Management Information Systems)‏ اختصارًا (MIS)‏؛ هو علم ذات طابع تكنولوجي إداري حديث مهم في العصر الحالي فهو يجمع ما بين تقنية المعلومات والإدارة، يبحث العلم كيفية تطوير النظم الادارية باستخدامي التكنولوجي، لدعم صنع القرار، وللتنسيق والتحكم والتحليل وتصور المعلومات في المنظمة.

تعريف أنظمة المعلومات والهدف منها

هي أنظمة إدارية صممت بهدف خدمة الإدارة / المدراء في المؤسسة، هدفها استخدام التكنولوجي لتطوير الانظمة الادارية، تعمل على مساعدة المؤسسات المختلفة في القيام بأعمالها، وتقوم بعدة وظائف من المساعدة المكتبية والقيام بالمهمات المحاسبية وتنظيم الاجتماعات، كل هذا وأكثر من كل ما قد يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ القرار. وهي تجمع بين الإدارة والتكنلوجيا.

وتعرف أيضا بأنها نظم معلومات توفر المعلومات عن الماضي والحاضر فيما يتعلق بأنشطة المؤسسة لمساعدة الإدارة في عملية اتخاذ القرارات. كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية (الرقمنة والأتمتة) في العمليات الإدارية التخفيف من الأعباء، وتخفيف المصاريف المالية على الموظفين، وتتغلب على العديد من السلبيات للعمل البشري التي قد يتسبب بها الملل من العمل الروتيني أو عدم وجود الحافز المعنوي اللازم. كما تساعد على تصغير حجم المؤسسات الذي يزيد من أعبائها. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الادارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. ولكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات الإدارية التخلي عن الأعمال الورقية.

العناصر الأساسية لنظم المعلومات

وتوفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات التي تحتاجها المنظمات لإدارة نفسها بكفاءة وفعالية، وعادة ما تكون نظم الحاسوب المستخدمة في الإدارة خمسة عناصر رئيسية وهي:

الأجهزة
البرمجيات
قواعد البيانات
الإجراءات (تصميم وتطوير الوثائق)
الأفراد والجماعات والمنظمات.

العناصر الأساسية لنظام المعلومات

: النظام يتكون من

أشخاص
سجلات البيانات
عمليات يدوية وغير يدوية
تقنية المعلومات / نظم المعلومات

ويقوم هذا النظام بمعالجة البيانات والمعلومات في أي منظومة. أو هو مجموعة من العناصر المتداخلة التي تعمل مع بعضها البعض لجمع ومعالجة وتخزين وتوزيع المعلومات المتوفرة عن موضوع ما بشكل منهجي لدعم اتخاذ القرار ولدعم التنظيم والتحكم والتحليل في المنظمة وبناء تصور حالي ومستقبلي واضح عن موضوع البحث.

وعادة ما يستخدم هذا المصطلح خطأ باعتباره مرادفا لنظم المعلومات المحوسبة، والتي هي ليست سوى تقنية معلوماتية وعنصرًا من عناصر نظام المعلومات. وتعتبر نظم المعلومات المحوسبة جزء من دراسة تقنية المعلومات. وبالرغم من هذا فإنه يجب التمييز بينهم وبين نظم المعلومات التي تشملهم.

نظم المعلومات.

هي البرامج التي تستخدم في أرشفة وإدارة وتنظيم البيانات والحصول على المخرجات من خلال اجراءات معينه يتم إنشاؤها وفق اليه سير العمل في أي مؤسسة اما تكنولوجيا المعلومات: فهي الابتكارات والأدوات والتقنيات المبتكرة في مجال تكنولوجيا المعلومات ونظم المعلومات تستخدم تقنيات التكنولوجيا حيث ان تكنولوجيا المعلومات هي السباقة دوما ومن ثم تأتي نظم المعلومات تستخدم التقنيات الجديدة التي تم ابتكارها في عالم تكنولوجيا المعلومات.

أنواع نظم المعلومات

نظم إدارة قواعد البيانات.

نظام إدارة قواعد البيانات (Database Management System وإختصاراً DBMS)‏ هو عبارة عن مجموعة برامج حاسوبية تتحكم في تنظيم وتخزين وإدارة وسحب البيانات (المعطيات) من قاعدة بيانات. يدير النظام العديد من قواعد البيانات كمّا يمكّن العديد من المستخدمين من الوصول إلى هذه القواعد في الوقت نفسه.

مكونات نظام إدارة قواعد البيانات

يتكون نظام إدارة قواعد البيانات من:

لغة نمذجة (Modeling language)‏ لتعريف رسم قاعدة البيانات

بنية البيانات أو هياكل بيانات (Data structures)‏ (جدول، سجل، حقل وبطاقية) مصممة بطريقة فعالة من أجل التعامل مع كمية ضخمة من البيانات

لغة استعلام (Query language)‏ لتمكين المستخدمين، حسب صلاحياتهم، من مسائلة قاعدة المعطيات بطريقة مباشرة وتحليل البيانات وتعديلها وتغذيتها بالجديد.

الوظائف

وظائف نظام إدارة قواعد البيانات:

إنشاء قواعد البيانات: عند انشاء قاعدة بيانات، يتم تخزين البيانات في جداول، ويمكن انشاء جدول بواسطة انشاء قاعدة بيانات جديدة أو بواسطة ادراج جدول في قاعدة البيانات أو بواسطة الاستيراد أو الارتباط بالجدول من مصدر بيانات آخر، مثل برنامج مايكروسوفت إكسل Microsoft Office Exel 2007 أو مستند مايكروسوفت وورد Microsoft Word 2007 أو ملف نصي أو قاعدة بيانات أخرى. وبعد أن يتم إنشاء قاعدة بيانات يمكن بعد ذلك ادخال البيانات لبدء تعريف الجدول.

تحديث قواعد البيانات.
تشغيل قواعد البيانات.
صيانة قواعد البيانات.
حماية وتأمين سلامة البيانات.
التحكم في تزامن العمليات.

فوائد نظام إدارة قواعد البيانات

لنظم إدارة قواعد البيانات فوائد ومحاسن عدة، أبرزها:

عدم التكرار في البيانات.
عزل البيانات عن البرامج (عدم الاعتمادية).
تناسق البيانات وترابطها.
تمثيل البيانات المخزنة للواقع الحالي.
توفير بيئة معالجة متعددة للمستخدمين.
الحفاظ على أمن وسلامة البيانات وكمالها

نظم المعلومات الإدارية.

وتعتبر نظم المعلومات الإدارية متميزة عن غيرها من نظم الإدارة التقليدية لأنها تستخدم تحليل وتسهيل الانشطة الاستراتيجية والتشغيلية. أكاديميا يستخدم هذا المصطلح للإشارة إلى دراسة كيف يمكن للأفراد والجماعات والمنظمات تقييم وتصميم وتنفيذ وإدارة واستخدام أنظمة وتوليد المعلومات، وذلك لتحسين الكفاءة وفاعلية الصنع ربما في ذلك نظام يطلق عليه نظم دعم القرار، النظم الخبيرة، نظم المعلومات التنفيذية. معظم كليات إدارة الأعمال لديها قسم نظم المعلومات الإدارية جنبا إلى جنب مع الإدارة من المحاسبة، التمويل، والإدارة والتسويق.

أهمية نظم المعلومات

توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها، حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أو جمعيات). وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.

وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة المؤسسات والمشروع. ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الحاسوب بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى. ويوسع استخدام الحاسوب من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة. كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.

التقارير التي تصدره نظم المعلومات الإدارية

تصدر نظم المعلومات الإدارية نوعين من التقارير لأصحاب العلاقة:

تقارير دورية Periodic Reports: وهي تقارير تصدر كل فترة زمنية معينة مثل شهر، سنة، …إلخ تحتوي معلومات تفيد في صنع القرار، مثلا يصدر التقرير الدوري لنظام المعلومات الخاص بإدارة المخزون ليخبرنا أن مخزوننا من الأقلام سينفذ بعد أسبوع إذا بقيت نسبة الاستخدام على ما هي عليه! يستفيد مدير قسم المخزون من هذه المعلومة بصنع قرار الشراء لمزيد من الأقلام.

تقارير خاصة Special Purpose Reports: وهي تقارير يطلبها المستخدم من النظام وقت الحاجة لصنع قرار معين طارئ، أو معلومات عن أي موضوع يصدره التقرير الدوري لكن المستخدم بحاجته قبل وقته.

الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية

الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المنشأة أقصى فائدة من استخدام الحاسب الآلي والنظم للمساعدة في توفير المعلومات وإدارتها واستخدامها في الحياة العملية، وذلك بتحليل المعلومات والبيانات التي تمتلكها الشركة أو المؤسسة أو المنشأة الحكومية التي لا تهدف للربح، وأيضا تستفيد من هذا بتحليل البيانات والوصول إلى قرارات مدعمة وأقرب ما يكون للأفضل. الثمرة الحقيقية من نظم المعلومات الإدارية هي تزويد المستويات الإدارية المختلفة في مؤسسة ما بكل ما تحتاجه من معلومات تساعد القائمين بالعمل على اتخاذ القرار المناسب، فنظم المعلومات الإدارية هي طريقة لإبراز المعلومة في الوقت المناسب بالشكل المقروء للشخص المسؤول بصورة دقيقة، باستخدام الحاسب الآلي أو حتى باستخدام نظم يدوية، ولكنها دقيقة بصورة كافية.

المميزات

وفيما يلي بعض من الفوائد التي يمكن أن تتحقق لأنواع مختلفة من نظم المعلومات الإدارية:

إعطاء صورة عامة عن الشركة والقيام بدور الاتصال وأداة للتخطيط.

توافر بيانات العملاء وردود فعل يمكن أن تساعد الشركة على مطابقة إجراءات الأعمال لديها وفقا لاحتياجات العملاء. يمكن للإدارة الفعالة للبيانات العملاء تساعد الشركة على أداء أنشطة التسويق والترويج المباشر.

يمكن إدارة نظم المعلومات تساعد الشركة اكتساب ميزة تنافسية. ميزة تنافسية هو قدرة الشركة على القيام بشيء أفضل وأسرع وأرخص، أو فريد، بالمقارنة مع الشركات المنافسة في السوق

مراحل نظم المعلومات الإدارية

ابتداء من جمع البيانات، وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والشاملة، ولكن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو اتخاذ القرار. لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:

الدقة: معلومات وبيانات صحيحة.
حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.
التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.
الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.
الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.
توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.

كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية يخفف من الأعباء، والمصاريف المالية على الموظفين، ويتغلب على العديد من سلبيات العمل البشري الذي قد يتسبب بها الملل من العمل والأخطاء البشرية الروتينية أو عدم وجود الحوافز المعنوية اللازمة. كما تساعد على تضخيم حجم المؤسسات. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الإدارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. ولكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات الإدارية على التخلص من المستندات الورقية.

البرامج والشروط الواجب توافرها للعمل في هذه الإدارة

التعامل مع أحد البرامج المخصصة لبرمجة قواعد البيانات مثل: Visual FoxPro – Dot Net – SQL – ACCESS – oracle – Crystal Report
احترافية التعامل مع مجموع برامج Microsoft Office مثل Word – Excel – PowerPoint – Access – Outlook -InfoPath
إجادة التعامل مع برامج المراقبة مثل: Camtasia – Keylogger – WINPATROL – Process Explorer
إجادة التعامل مع برامج الشبكات مثل: Vero iSOFT IP Monitor – Network Watcher – Network Defense
إجادة التعامل مع برامج عامة كبرامج الفيروسات وضغط الملفات ومعالجة الصور والنصوص
كما يجب أن يكون لديه القدرة في التعامل مع الأجهزة التي ترفق بالحاسوب مثل Printers – Scanners – Faxes – Cameras – Data Show – Photocopier – Screening machine metals – Wi-Fi devices – Satellite devices وكذا التعامل مع برامجها وتطويرها إذا لزم الأمر.

تخصص نظم المعلومات الإدارية

ويظهر تخصص نظم المعلومات بأسماء مختلفة وتحت كليات مختلفة فيكون أحياناً في كلية إدارة الأعمال Business school ويظهر باسم نظم المعلومات الإدارية Management information systemsوهنا يدرس كيفية تحقيق أفضل استخدام لتكنولوجيا المعلومات وإدارة الأعمال.

نظم دعم اتخاذ القرار.

أنظمة دعم القرار (Decision support system)‏

هي أنظمة معلومات لمستوى الإدارة تقوم بربط البيانات والنماذج التحليلية المعقدة وأدوات تحليل البيانات لتدعم اتخاذ قرارات غير روتينية. تشكل نظم دعم القرارات طبقة من الحاسوب المستندة إلى نظم المعلومات بما في ذلك النظم القائمة على المعرفة التي تدعم أنشطة صنع القرار. أنظمة دعم القرار تخدم المستوى الإداري في المنظمة، كما تساعد المدراء في اتخاذ قراراتهم الفريدة وسريعة التغيير والتي ليس من السهل تحديدها مقدماً. وبالرغم من أن (DSS) تستخدم معلومات داخلية من نظم معالجة العمليات ونظم المعلومات الادارية إلا أنها غالباً ما تأخذ المعلومات من المصادر الخارجية، مثل أسعار الأسهم الخارجية أو أسعار المنتج من المنافسين. أنظمة دعم القرار تمتلك قوة تحليلية أكبر من الأنظمة الأخرى، كما أنها مبينة بطريقة خاصة حسب الطلب من نماذج متنوعة لتحليل البيانات مثل MDSS، حيث تلخص كمية كبيرة من البيانات بشكل يسهل تحليله بواسطة متخذي القرارات.

نظم السؤال إجابة (نظم الحقائق).

نظم المعلومات الجغرافية.

نظم المعلومات الجغرافية: (Geographic information system GIS)

‏ نظام قائم على الحاسوب يعمل على جمع وصيانة وتخزين وتحليل وإخراج وتوزيع البيانات والمعلومات المكانية.وهذه أنظمة تعمل على جمع وادخال ومعالجة وتحليل وعرض وإخراج المعلومات المكانية والوصفية، لأهداف محددة، وتساعد على التخطيط واتخاذ القرار فيما يتعلق بالزراعة وتخطيط المدن والتوسع في السكن، بالإضافة إلى قراءة البنية التحتية لأي مدينة عن طريق إنشاء ما يسمى بالطبقات (بالإنجليزية: LAYERS)‏، يمكننا هذا النظام من إدخال المعلومات الجغرافية (خرائط، صور جوية، مرئيات فضائية) والوصفية (أسماء، جداول)، معالجتها (تنقيحها من الخطأ)، تخزينها، استرجاعها، استفسارها، تحليلها تحليل مكاني وإحصائي، وعرضها على شاشة الحاسوب أو على ورق في شكل خرائط، تقارير، ورسومات بيانية أو من خلال الموقع الإلكتروني.

تساعد نظم المعلومات الجغرافية في الإجابة عن كثير من التساؤلات التي تخص التحديد مثل (ما هو النمط الزراعي، ما أنواع المحاصيل المناسب زراعتها في الوحدة الزراعية) ،القياسات (ما مساحة واحداثيات الوحدات، ما هو قطر انبوب الري الذي يروي), والموقع (أين تقع الوحدة الزراعية الفلانية)، والشرط (ماهي أنابيب الري التي قطرها 300مم في منطقة ما)، والتغير (درجة ملوحة التربة من عام 1965 إلى العام 2006)، والتوزيع النمطي (ماهي العلاقة بين توزيع السكان ومناطق تواجد المياه) والسيناريوهات المتعلقة بالهيدرولوجيا (ماذا يحصل إذا زاد تغير تدفق مياه الري في الأنبوب).

مكونات نظم المعلومات الجغرافية

تتألف نظم المعلومات الجغرافية من عناصر أساسية: هي المعلومات المكانية والوصفية وأجهزة الحاسب الآلي والبرامج التطبيقية والقوة البشرية (الأيدي العاملة) والمناهج التي تستخدم للتحليل المكاني. سيتم التركيز هنا على بعض هذه العناصر.

البيانات المكانية والوصفية

يمكن الحصول على المعلومات المكانية بطرق عديدة. أحد هذه الطرق تدعى بالمعلومات الأولية والتي يمكن جمعها بواسطة المساحة الأرضية، والتصوير الجوي – AERIAL PHOTOGRAPHY, والاستشعار عن بعد, ونظام تحديد المواقع العالمي. يمكن أيضاً اللجوء لمعلومات ثانوية يتم جمعها بواسطة الماسح الضوئي، أو لوحة الترقيم، أو المتتبع للخطوط الأتوماتيكي. تزود الخريطة بمعلومات إضافية تدعى بالمعلومات الوصفية لتعريف أسماء المناطق وإضفاء تفاصيل أكثر عن هذه الخرائط.

الأجهزة الحاسوبية والبرامج التطبيقية

تمثل الحواسيب العنصر الدماغي في نظام GIS حيث تقوم بتحليل ومعالجة البيانات التي تم تخزينها في قواعد بيانات ضخمة. تخزّن بيانات نظام المعلومات الجغرافية في أكثر من طبقة- layer واحدة للتغلب على المشاكل التقنية الناجمة عن معالجة كميات كبيرة من المعلومات دفعة واحدة.

توجد برامج تطبيقية عديدة مخصصة لنظم المعلومات الجغرافية منها ما يعمل بنظام المعلومات الاتجاهية مثل ArcGIS أو GeoMedia وأخرى تعمل على نظام الخلايا مثل ERDAS أو ILT Plus.

برمجيات حرة

توجد بعض البرمجيات مفتوحة المصدر والتي تحاكي بعض بيانات GIS. من هذه البرامج Quantum GIS وهو برنامج صغير يسمح للمستخدم بتهيئة وإنشاء الخرائط على الحاسوب الشخصي، كما يدعم العديد من صيغ البيانات المكانية مثل ESRI ShapeFile, geotiff. توجد أيضا برمجيات مفتوحة المصدر أخرى مثل: GRASS GIS، SAGA GIS،

يتكون أي نظام معلومات جغرافي من مركبات أساسية، وهذه المركبات يمكن أن نستنتجها من تعريف “بورو” الذي قال نظام المعلومات الجغرافي عبارة عن مجموعة منظمة ومرتبة من أجهزة الحاسب الآلي والبرامج والمعلومات الجغرافية والطاقم البشرى المدرب قامت لتقوم بتجميع ورصد وتخزين واستدعاء البيانات، ومعالجة، وتحاليل وعرضها.

المركبات الأساسية

المعلومات Information
المتطلبات المادية Funds
المتطلبات الفنية Hardware and Software
المتطلبات البشرية People
اساليب التشغيل Method

مميزات نظم المعلومات الجغرافية

تساعد في تخطيط المشاريع الجديدة والتوسعية.
تساعد السرعة في الوصول إلى كمية كبيرة من المعلومات بفاعلية عالية.
تساعد على اتخاذ أفضل قرار في أسرع وقت.
تساعد في نشر المعلومات لعدد أكبر من المستفيدين.
دمج المعلومات المكانية والمعلومات الوصفية في قاعدة معلومات واحدة.
توثيق وتأكيد البيانات والمعلومات بمواصفات موحدة.
التنسيق بين المعلومات والجهات ذات العلاقة قبل اتخاذ القرار.
القدرة التحليلية المكانية العالية.
القدرة على الإجابة على الاستعلامات والاستفسارات الخاصة بالمكان أو المعلومة الوصفية.
القدرة على التمثيل المرئي للمعلومات المكانية.
التمثل (المحاكاة Simulation) للاقتراحات الجديدة والمشاريع التخطيطية ودراسة النتائج قبل التطبيق الفعلي على ارض الواقع.

نظم استرجاع المعلومات أو (نظام المعلومات الببليوغرافي)

استرجاع المعلومات (Information retrieval)‏

هو أحد النظم الفرعية في نظام المعلومات ووظيفته الأساسية هي تخزين واسترجاع المعلومات وفقاً لإحتياجات مجتمع المستفيدين. هناك لفض شائع بين كل من: إسترجاع البيانات وإسترجاع الوثائق وإسترجاع المعلومات وإسترجاع النصوص، ولكن لكل منها كيانه العلمي الخاص ونظرياته وتقنياته.

نظم البحث والمقاربة.

نظام البحث والمقاربة هو أحد تطبيقات نظم المعلومات وهو في الأصل نظام معلوماتي يستمد أهميته من التخزين السليم والواقعي لنوعين من المعلومات:

النوع الأول: معلومات ذات مدلول حالي أو مستنبط.

النوع الثاني: أي معلومات ذات مدلول مستقبلي أو غير ذات مدلول، بحيث يمكن أن يكون لها أي معنى أو أهمية مستقبلية متوقعة أو غير متوقعة، ويمكن استحداثها من علاقات واقعية قد تكون متوافقة من حيث المكان أو الزمان وليست ذات أهمية ظاهرة. بحيث يمكن استعادة المعلومات والبحث في العلاقات ذات المعنى وغير ذات المعنى بسهولة ويسر وقت الحاجة.